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E-mail Archiving. Come migliorarlo.

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E-mail Archiving.

E-mail Archiving. Come migliorarlo.

Gli esperti prevedono che entro la fine del 2021 verranno inviate quasi 320 miliardi di e-mail ogni giorno. Con una quantità così grande di informazioni condivise, è fondamentale garantire che le e-mail aziendali non solo vengano inviate e ricevute in modo sicuro, ma anche archiviate correttamente.

E-mail Archiving. E-mail Backup & E-mail Archiving.

Se l’azienda ha una solida strategia di backup, potrebbe non preoccuparsi della conservazione della posta. Questo è un problema comune. Apparentemente, backup e archiviazione delle e-mail sembrano avere lo stesso scopo. I due vengono utilizzati per funzioni completamente diverse e vanno fatti entrambi. Il backup di posta elettronica viene utilizzato principalmente per il ripristino di emergenza. È essenzialmente un’istantanea dei dati in un preciso momento. Quando viene distribuito un nuovo backup, il vecchio viene sostituito. La nuova versione consiste nei dati che verranno utilizzati per il ripristino. Se le e-mail vengono erroneamente cancellate o danneggiate appena prima che venga eseguito un nuovo backup, quelle e-mail non saranno più disponibili. L’archiviazione delle e-mail viene utilizzata per la conservazione a lungo termine delle e-mail. Le nuove e-mail vengono aggiunte all’archivio. Non sostituiscono quelle vecchie e le e-mail archiviate non possono essere modificate o eliminate. La posta elettronica archiviata è indicizzata. È ricercabile per parole chiave e facilmente accessibile. Questo è ottimo se l’azienda deve aderire a rigide linee guida di conformità.

E-mail Archiving. Office 365.

Se l’azienda è una delle tante che utilizza Microsoft 365, l’archiviazione della posta elettronica è un must. Office 365 non offre funzionalità di conservazione a lungo termine. Il semplice backup di Exchange non è sufficiente. L’archiviazione protegge l’azienda se sorgono problemi legali dopo che un dipendente lascia o viene licenziato. Un archivio di posta elettronica consente di fornire la documentazione necessaria in caso di controversia. Non è necessario mantenere la licenza dell’ex dipendente per accedere alle email salvate. Una soluzione di archiviazione è essenziale per semplificare il recupero della posta elettronica e gestire l’archiviazione in modo economico. Ecco sette best practices per garantire che le e-mail siano sicure, recuperabili e conformi.

E-mail Archiving. Automate the archiving.

L’archiviazione manuale delle e-mail richiede tempo e il processo è soggetto a errori. Quando automatizzi l’archiviazione e le conservazioni legali, lo stress sarà minore! Tutti i messaggi di posta elettronica in entrata e in uscita vengono acquisiti e archiviati in un archivio protetto. In caso di necessità, sarai pronto per l’eDiscovery e potrai accedere rapidamente a e-mail e file importanti.

E-mail Archiving. Automate retention policies.

Non ha senso pagare per archiviare le e-mail più a lungo del necessario. I team IT sono già ridotti al minimo, quindi chi ha tempo per fare questa operazione regolarmente? Automatizza i criteri di conservazione in modo che le e-mail vengano automaticamente rimosse dall’archivio al termine del periodo di conservazione. Ad esempio, e-mail non essenziali dopo 30 giorni, risorse umane dopo sette anni, e-mail coinvolte in contenzioso mai.

E-mail Archiving. Triple check.

Settori diversi sono soggetti a requisiti specifici per la conservazione dei record. Assicurati di sapere per quanto tempo salvare le e-mail e come conservarle. Ad esempio, HIPAA definisce in che modo le informazioni sanitarie sensibili possono essere trasmesse elettronicamente e specifica come archiviare tali e-mail.

E-mail Archiving. Set retention policies.

Ci sono molte parti in movimento quando si impostano i criteri di conservazione della posta elettronica, quindi assicurati di coinvolgere le persone giuste nel processo decisionale. Coinvolgere il team legale, le parti interessate e un rappresentante di ogni dipartimento dell’azienda per garantire che i periodi di conservazione ei requisiti di archiviazione funzionino per l’intera organizzazione.

E-mail Archiving. Update retention processes.

Le normative cambiano continuamente e la mancata tenuta del passo può gravare la tua azienda di problemi legali seri e costosi da risolvere. Le revisioni regolari delle politiche e dei processi di conservazione ti aiuteranno a mantenerti conforme alle norme e ai regolamenti più recenti per il tuo settore.

E-mail Archiving. Aware of policy changes.

Non ci si può aspettare che i dipendenti seguano le regole se non sanno cosa sono. Assicurati di avvisare tutti i dipendenti ogni volta che viene aggiornato un criterio di conservazione, spiegare i motivi della modifica e fornire un collegamento alla documentazione aggiornata.

E-mail Archiving. Future storage needs.

Investire in una soluzione di archiviazione della posta elettronica basata su cloud è il modo migliore per rendere la tua strategia di archiviazione a prova di futuro. Risparmierai tempo e denaro non avendo hardware locale da mantenere e pagando solo per lo storage che utilizzi. Le soluzioni cloud semplificano l’accessibilità e il recupero delle e-mail archiviate, che è fondamentale per le organizzazioni che hanno bisogno di trovare rapidamente informazioni specifiche per controversie o audit di conformità.

La conservazione della posta elettronica a lungo termine è importante per la documentazione legale, di conformità e storica. Alcuni credono erroneamente che il backup della posta elettronica sia sufficiente. Sia i backup che gli archivi sono necessari per garantire che i messaggi di posta elettronica siano recuperabili dopo un disastro e accessibili per l’eDiscovery o il recupero di informazioni critiche per l’azienda.

Per maggiori informazioni, consulta la nostra pagina https://www.bludis.it/arcserve/ o contatta gli specialisti di Bludis telefonando allo 0643230077 o inviando una e-mail a sales@bludis.it

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